На данном этапе проводится картирование текущего состояния ключевых
процессов университета. В фокусе анализа — оформление выписок из приказов о
зачислении, переводе и отчислении студентов, подготовка архивных справок для
граждан России и иностранных обучающихся, а также выдача справок о
стипендии.

Специалисты ОЦК совместно с сотрудниками МГТУ проводят интервью в местах
подготовки документов, наблюдают за процессом оформления и согласования
заявок, фиксируют временные затраты на каждом этапе. В ходе анализа изучаются
реальные маршруты движения документов, определяется степень вовлеченности
сотрудников и эффективность используемых инструментов. Особое внимание
уделяется выявлению узких мест, дублирования функций и возможных потерь в
процессах, что позволит сформировать комплекс рекомендаций по их
оптимизации и повышению производительности труда.

По итогам картирования состоится заседание рабочих групп, на котором будут
представлены проекты планов мероприятий по улучшению процессов. В рамках
обсуждения специалисты ОЦК и представители подразделений университета
определят ключевые направления оптимизации, обсудят механизмы сокращения
временных затрат и повышение прозрачности документооборота. Особое
внимание будет уделено вопросам взаимодействия между структурными
подразделениями, а также применению цифровых инструментов для ускорения
обработки заявок и подготовки справочной документации.

13 и 14 октября рабочая группа продолжит деятельность в самостоятельном
формате — разработку и уточнение плана мероприятий по совершенствованию
административных процедур.

Завершением этапа станет встреча ректора МГТУ Саиды Куижевой с
руководителем проекта, на которой будет представлен итоговый план работ по
повышению эффективности процессов университета.

Проект реализуется при поддержке Министерства науки и высшего образования
Российской Федерации и направлен на повышение качества управления,
цифровизацию документооборота и совершенствование взаимодействия со
студентами и сотрудниками.